Acción y Reacción por Adriana Bataille

Consultora de Marketing y desarrollo de negocios

La semana pasada, uno de mis clientes inició nuestra reunión con una lluvia de preguntas que quiero compartirles: ¿Cómo logro identificar correctamente entre lo que es urgente y lo que es importante? ¿Qué pendiente resuelvo primero? ¿Respondo correos del cliente, reviso las propuestas de los proveedores o busco una persona que me apoye? ¿Empiezo surtiendo pedidos, me pongo al corriente de los pagos o verifico la existencia de materiales en la bodega?

Probablemente usted se identifique con un par de cuestionamientos, y de ser así, esta nota puede ayudarlo. Empecemos por resaltar el hecho de que cuando se arranca un negocio, las finanzas son —en la mayoría de los casos— limitadas, y siendo honestos y realistas, el paso número uno para impulsar su negocio es aprender a transformar el tiempo en un recurso altamente productivo.

Para los emprendedores hispanos, el talento y la creatividad son fortalezas indiscutibles, sin embargo, es importante reconocer que en lo referente a la planeación y organización de actividades y tareas, necesitamos fortalecernos. El manejo inadecuado del tiempo en un negocio se proyecta de diferentes maneras: acumulando notas auto adhesivas de diferentes colores por todos lados, saturando la agenda con citas —a las que probablemente se llegará con retraso—, o rechazando almuerzos de networking porque “el tiempo no alcanza”. Las tareas del emprendedor nunca terminan y con frecuencia ocupamos tiempo adicional—originalmente destinado a la familia— para ponernos al corriente o trabajar en una nueva propuesta para ganar un cliente. Al no tener el hábito de planear anticipadamente nuestro tiempo, de pronto nos vemos enredados en una maraña de hilos que lo único que genera es estrés donde la productividad queda en tela de juicio. “Hacemos lo que podemos” es la respuesta que escucho con frecuencia. Los emprendedores comparten el sentimiento de querer estirar el tiempo como si fuera una liga, cayendo en “clonación invisible”, esa que nos permite convertirnos en multi-tareas, aprovechando el alto del semáforo para revisar mensajes, alguna pausa en las reuniones diarias para responder apresuradamente los correos pendientes impulsados por la ansiedad de tener un pendiente menos en la montaña de tareas por resolver. Sin embargo, el resultado de todo lo anterior equivale a perder de vista lo verdaderamente relevante para el crecimiento del negocio.

Si observamos nuestro día como quien observa a un actor en el escenario de un teatro, descubriremos que el inadecuado manejo del tiempo, nos aleja del enfoque, “no tenemos tiempo” para dedicarlo al pensamiento analítico y estratégico del negocio. Sin planeación, el emprendedor se convierte en un ejecutor de tareas agotado y frustrado. Con la mente cansada y saturada, difícilmente surgirán las ideas y las soluciones que buscamos. Los emprendedores son responsables de absolutamente todos los aspectos de su negocio y adicionalmente tiene que actuar con claridad y conciencia al momento de asignar adecuadamente el tiempo, y eso lo vamos descubriendo y tenemos que capacitarnos para saber manejarlo adecuadamente.

Cambiemos un poco el orden de las cosas, le propongo que al despertar se pregunte: ¿Cuáles son las tres cosas que le gustaría lograr al terminar el día? Tómese el tiempo de pensarlo para después enfocarse. Tener objetivos claros y realistas le ayudará a trabajar con una intención concreta.

¿Y qué pasa con el resto de la larga lista de tareas? Cuestione el impacto individual que tiene cada tarea

El impacto le ayudará a clasificar sus tareas entre urgentes e importantes.

Asigne prioridades para generar una productividad inteligente.

Comience el día haciendo lo más difícil, al iniciar su jornada de trabajo con la tarea más compleja, evitará que posteriormente se convierta en un factor de estrés.

Mantenga su lista de pendientes frente a usted en todo momento. Un sinfín de listas electrónicas pueden fácilmente quedar perdidas en la pantalla.

Revise continuamente sus avances y asigne nuevas prioridades manteniendo siempre presente el impacto que cada una puede generar en su negocio.

Organice su trabajo en un cuaderno, evite los distractores que genera una pantalla.

En las reuniones, manténgase alejado de la computadora, tome notas a mano y hable y conéctese con la gente, le aseguro que logrará mejores acuerdos. No revise a cada momento su correo electrónico. Encárguese solo de elementos importantes que requieran de su atención.

Responda correos electrónicos con frases cortas y concretas.

Para ser más productivos tenemos que aprender cómo gestionar nuestra atención. La forma en la que administre su tiempo solo es relevante a medida que también controle su atención hacia las tareas. El control de su atención significa la efectiva gestión de las distracciones internas y externas.

Gestionar adecuadamente su tiempo, suena fácil y sencillo, sin embargo, la realidad y el acelere del día a día demuestra que no es tan simple. Capacitarse o apoyarse con los expertos, le ahorrará tiempo, ese recurso irremplazable que ningún emprendedor debe desperdiciar.

Enfóquese

Anticipe los problemas

Organice sus tareas un día antes

Clasifique su lista entre urgentes e importantes

Anote todo en su agenda

Asigne tiempo libre para distraerte y desconectarse

Consultorías: adriana@adrianab.me

207-717-5060